Durante un master in Event Management , creare un evento capofila significa realizzare un evento concreto — anche piccolo — che funge da vetrina per le tue capacità organizzative, creative e tecniche. Serve non solo nella fase di studio, ma come biglietto da visita professionale. Di seguito esploro perché è importante, che tipo di eventi potresti fare, come gestire budget / sponsorizzazioni / logistica, e infine il caso DAM Academy
Perché un evento realizzato concretamente è un biglietto da visita
- Dimostrazione concreta delle competenze
Non bastano le teorie, i libri o i progetti simulati: quando sei tu a mettere in piedi tutti i pezzi — concept, location, fornitori, promozione, gestione imprevisti — mostri che hai senso del realismo, responsabilità e capacità di problem solving. - Portfolio tangibile
L’evento finito produce contenuti: foto, video, materiale grafico, testimonianze, feedback. Puoi inserirli nel tuo portfolio (online/offline) per future candidature, colloqui, proposte commerciali. - Networking e reputazione
Un evento vero ti obbliga a contattare fornitori, sponsor, possibili partner, clienti. Ogni interazione è occasione di lasciare un’impressione positiva, farsi conoscere. Se l’evento riesce bene, genera passaparola e credibilità. - Capacità di gestione integrata
Devi occuparsi di budget, timeline, logistca, team, comunicazione: significa confrontarsi con “il mondo reale” dell’organizzazione eventi. Queste competenze sono quelle che spesso fanno la differenza tra un project manager teorico e uno operativo. - Distinzione sul mercato del lavoro
In un settore competitivo come l’event planning, avere eventi realizzati nel tuo curriculum / portfolio ti distingue. I selezionatori guardano le esperienze concrete quasi più che i voti.
Idee di eventi capofila che potresti organizzare
Per scegliere l’evento giusto, considera il tuo interesse specifico, il target, le risorse disponibili, e cosa vuoi mostrare. Ecco alcune idee:
- Wedding Showcase o Bridal Event
Organizza un evento dedicato al matrimonio: un piccolo allestimento di matrimonio fittizio o reale, con decorazioni, catering, fotografia, atelier di abiti, prova trucco, flower design. Serve a mostrare creatività, stile, coordinamento con fornitori vari. - Mini-festival / Festival tematico
Può essere artistico, musicale, culturale, gastronomico, pop-up market. Per esempio un festival di musica emergente, una festa street food, una giornata culturale con esposizioni, performance, workshop. Richiede gestione logistica, permessi, allestimenti, programmazione artistica. - Evento aziendale / corporate
Un workshop, conferenza, presentazione prodotto, open day aziendale, networking event. Ti permette di lavorare con branding, relazioni B2B, aspetti formali e professionali. - Evento sociale / benefico
Organizzare un evento per una causa sociale (una raccolta fondi, una sfilata di beneficenza, un evento comunitario) può essere molto significativo dal punto di vista emotivo e sociale, oltre che utile per costruire relazioni. - Installazione esperienziale / pop-up event
Allestimenti temporanei in spazi non convenzionali, esperienze immersive, market pop-up, collaborazioni con artisti. Buono per mostrare innovazione, estetica, storytelling.
Budget, sponsorizzazioni, logistica: esempi concreti
Organizzare un evento capofila richiede di pianificare bene costi, ricavi (o fonti di copertura), tempi, risorse umane e materiali. Ecco alcune linee guida ed esempi.
| Voce | Stima / Cosa considerare | Strategie per ottimizzare / ridurre costi |
| Budget totale | Dipende scala e tipologia: un evento piccolo può richiedere 1.000-3.000 €, uno medio 5.000-15.000 € o più se location, ospiti e allestimenti sono impegnativi. | Fai un preventivo dettagliato, includi margini per imprevisti (10-20 %). Parti da budget realistico, valuta versioni ridotte. |
| Sponsorizzazioni | · Sponsor in natura (location, catering, stampa, allestimenti) · Sponsor monetaryi · Partnermedia | Prepara un pacchetto sponsorizzazione che spieghi visibilità, target, benefit. Offri visibilità digitale, stampa, eventi collaterali. Contatta imprese locali che hanno interesse nel pubblico che attirera l’evento. |
| Location | Scegli in base a target, accessibilità, capienza, costo. Indoor vs outdoor: se outdoor, considera permessi, meteo. | Negozia sconti o collaborazione (in cambio di visibilità). Utilizza spazi universitari, comunità, spazi pubblici che a volte offrono condizioni agevolate. |
| Personale / fornitori | Catering, service audio/luci, dj o speaker, decoratori, fotografo/video, sicurezza, allestitori. | Cerca collaborazioni con studenti, professionisti emergenti; scambia visibilità per servizi; richiedi più preventivi. |
| Materiale e allestimenti | Allestimenti scenici, arredo, decorazioni, stampe, segnaletica, branding, merchandising | Riutilizza, noleggia invece di comprare; fai fai-da-te creativo per elementi decorativi; stampa in economico; usa materiali riciclati o semplici ma curati. |
| Promozione / comunicazione | Grafica, social media, inviti, sito / landing page, stampa, sponsorizzazioni digitali | Usa strumenti digitali, collabora con influencer locali, stampa limitata, promozione sui social universitari; sfrutta reti del master/corso; almeno parte della comunicazione digitale. |
| Permessi / normative | Sicurezza, autorizzazioni comunali, permessi per musica, impianti elettrici, impatto acustico, assicurazioni | Informati per tempo; coinvolgi enti locali; chiedi agli ex studenti o docenti consuelenti; budgetizza i costi e i tempi di approvazione. |
Esempio concreto di “evento capofila medio”
Per rendere l’idea, ecco un esempio:
- Tipo: mini-festival musicale + food trucks in un parco urbano
- Scala: 3 band locali, 5 food trucks, palcoscenico + service audio/luci, area relax, merchandising
- Budget stimato: 8.000-10.000 €
- Fonti di finanziamento: biglietti di ingresso + sponsor locali + contributo comunale + minor vendita merchandising
- Logistica: negoziazione con il comune per il permesso, sicurezza, servizi igienici, raccolta rifiuti, pulizia, assicurazione, trasporti, parcheggi
- Comunicazione: social media, volantini locali, collaborazioni con radio locali, blogger/influencer, affissioni nei quartieri universitari — foto e video prima/dopo
DAM Academy
Questa sezione specifica per chi è iscritto a DAM Academy (o vuole farlo) su come usare quel contesto per realizzare un evento capofila, e su come “entrare in gioco” con DAM
Come partecipare con DAM ad eventi reali
DAM Academy ha già una struttura che facilita laboratori, workshop, eventi-formativi nel corso: studenti collaborano con professionisti, partecipano ad eventi veri (nelle varie sedi: Napoli, Roma).
Ecco qualche consiglio pratico:
- Usa i laboratori e workshop come opportunità
Se il master o corso prevede laboratori a tema, eventi interni, prove pratiche: proponi di renderli visibili al pubblico o trasformarli in mini-eventi. Ad esempio, un workshop ha potenziale per diventare una piccola mostra, un open day o un evento promozionale. - Collabora con docenti e istituzione
Chiedi ai tuoi docenti se è possibile organizzare un evento ufficiale del corso, magari come presentazione di progetti, show finale, festival di fine anno. DAM Academy ha già organizzato “Fashion & Wedding Planner”, “Opening & Launch Event” come laboratori. - Sfrutta le risorse che DAM mette a disposizione
Location, allestimenti, studenti di altri corsi affini (photography, grafica, beauty, video) possono dare supporto. Alcuni corsi integrano competenze di video, grafica, design, che puoi usare per il tuo evento capofila. - Proponiti come parte organizzativa in eventi esistenti
Se DAM ha eventi già pianificati (open day, presentazioni, collaborazioni con partner esterni), offriti per essere responsabile di un settore (allestimento, promozione, gestione fornitori). Anche non essere il “capofila”, ma una parte significativa, ti consente di avere esperienza concreta da mettere nel portfolio. - Documenta tutto
Quando partecipi o organizzi: fotografa, filma, prendi testimonianze, fai schede progetto (obiettivi, risorse impiegate, risultati, criticità). Così puoi mostrare nell’eventuale portfolio come hai gestito il progetto dall’inizio alla fine. - Cerca sponsorizzazioni/presenze partner grazie al network accademico
L’accademia probabilmente ha contatti con professionisti, imprese, fornitori. Usa queste relazioni per ottenere servizi in natura, sponsor che possano coprire parte dei costi, visibilità per l’evento. Offri in cambio branding, visibilità nei canali accademici, nei materiali dell’evento, nei social.
Come integrare un evento capofila nel tuo curriculum / portfolio
- Crea una presentazione del progetto: titolo, data, location, target, obiettivi, budget, team, fornitori coinvolti, promozione, risultati (numero di partecipanti, feedback, fotografie/video).
- Documentazione visiva di qualità: foto, video, grafiche, materiale promozionale.
- Se possibile, crea una versione digitale (o mini sito / pagina) dell’evento: serve anche come prova concreta.
- Inserisci il progetto nel portfolio in modo che sia chiaro qual è il tuo ruolo: cosa hai fatto tu, cosa hai delegato, quali responsabilità avevi.
Un evento capofila durante il master è una delle migliori strategie per trasformare la formazione in esperienza concreta, farsi notare, testare le proprie capacità. Con una pianificazione attenta, buone strategie di sponsorizzazione e promozione, e sfruttando le risorse che DAM Academy mette a disposizione, puoi realizzare un evento che non solo arricchisce il tuo curriculum, ma apre porte per il futuro professionale.