Organizzare un evento in discoteca è un’impresa che fonde creatività, strategia, competenze gestionali e conoscenza normativa. È molto più che scegliere una data, affittare un locale e far partire la musica: dietro ogni serata di successo c’è un lavoro invisibile che parte da mesi prima, fatto di pianificazione, autorizzazioni, accordi con artisti, promozione mirata e una gestione accurata del budget. In questo articolo analizziamo nel dettaglio ogni fase dell’organizzazione di un evento notturno, dalle responsabilità dell’organizzatore ai permessi richiesti, fino alla gestione sul campo.
Chi Organizza gli Eventi in Discoteca e Quanto Guadagna
La figura che si occupa dell’organizzazione di eventi notturni viene comunemente chiamata PR (Public Relations), ma il termine più corretto e professionale è event manager, nightlife promoter o, in certi casi, booking manager, quando si occupa direttamente dell’ingaggio degli artisti.
Il PR non è solo colui che “fa la lista” o invita gli amici: è spesso coinvolto nell’intera strategia dell’evento. Si occupa di promuoverlo, curare l’immagine, coordinare il team di supporto e talvolta contribuisce anche alla parte logistica e burocratica.
Quanto Guadagna un Organizzatore di Eventi in Discoteca?
Il guadagno di un organizzatore di eventi in discoteca varia molto in base a:
- Numero di partecipanti
- Costo del biglietto
- Accordi con il locale
- Presenza di sponsor
- Volume di consumazioni vendute
In media, un buon promoter può guadagnare dai 500 ai 3.000 euro per serata, mentre un event manager affermato che cura eventi complessi o su larga scala può arrivare a guadagni anche superiori ai 5.000 euro per evento, soprattutto se è lui stesso il produttore della serata. Alcuni lavorano su percentuali sugli incassi, altri su fee fisse. In molti casi, chi organizza regolarmente può costruirsi un’attività stabile e remunerativa, specialmente in città universitarie o turistiche.
Permessi e Aspetti Normativi: Cosa Serve per Organizzare un Evento in Discoteca
L’aspetto legale è spesso sottovalutato, ma è il primo ostacolo da superare per qualsiasi evento pubblico.
Permessi Obbligatori in Italia:
- Autorizzazione per Pubblici Spettacoli (Art. 68 T.U.L.P.S.):
Necessaria per ogni evento con musica e pubblico pagante. Va richiesta al Comune con congruo anticipo. - SCIA per Manifestazione Temporanea:
Se la location non è già autorizzata per eventi notturni, bisogna presentare una SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività) e ottenere il nulla osta dei Vigili del Fuoco e dell’ASL. - Permessi SIAE:
Obbligatori per ogni evento in cui venga riprodotta musica tutelata da diritti d’autore. La richiesta va presentata online o presso la sede SIAE di zona. - Certificazioni Tecniche:
Gli impianti elettrici, audio, luci e le strutture devono essere a norma. Serve la certificazione antincendio e quella di agibilità dei locali. - Assicurazione RC (Responsabilità Civile):
Fondamentale per coprire eventuali danni a persone o cose durante l’evento. - Licenza per la somministrazione di alcolici:
Se l’organizzatore gestisce direttamente il bar, deve avere un’autorizzazione per la vendita di bevande alcoliche.
Fase Creativa: Concept, Target e Scelta della Location
Ogni evento nasce da un’idea. Il concept è ciò che distingue una serata di successo da una qualunque notte in discoteca. Può essere a tema (anni ‘90, white party, carnevale), basarsi su un genere musicale (techno, house, hip hop), prevedere la presenza di ospiti speciali (DJ famosi, influencer) o offrire esperienze extra (performance artistiche, installazioni visive).
Definizione del Target
Identificare il pubblico è essenziale. I gusti musicali, l’età, lo stile di vita e persino il periodo dell’anno influiscono sulla riuscita dell’evento. Ad esempio, una serata trap avrà un pubblico molto diverso rispetto a una serata lounge o revival.
Scelta della Location
Due le opzioni principali:
- Affittare una discoteca esistente: già attrezzata e a norma, riduce i rischi burocratici.
- Adattare una location alternativa: magazzini, ville, spazi industriali. Richiede più lavoro e permessi, ma offre maggiore libertà creativa.
Verifica sempre:
- Capienza autorizzata
- Spazi per ingresso, pista, bar, area relax
- Presenza di parcheggio, guardaroba e servizi igienici
Team e Collaborazioni
Un evento è il risultato del lavoro di squadra. Le figure coinvolte sono numerose:
- DJ e artisti: valuta cachet, disponibilità, popolarità e coerenza con il target.
- Tecnici audio/luci: curano la parte visiva e sonora, determinante per l’esperienza.
- Sicurezza e buttafuori: obbligatori, regolati da normative precise.
- PR e promoter: diffondono l’evento e portano pubblico.
- Fotografi e videomaker: utili per promuovere il brand e gli eventi futuri.
Comunicazione e Marketing: Come Promuovere l’Evento
Strategia Digitale
- Crea un evento Facebook con grafica professionale.
- Fai campagne sponsorizzate su Instagram, TikTok e Google.
- Collabora con micro-influencer locali e DJ per aumentare la reach.
- Usa video teaser, countdown, contenuti dietro le quinte.
Promozione Offline
- Volantini nei locali frequentati dal target.
- Collaborazioni con bar e università.
- Gadget brandizzati e passaparola.
Una comunicazione coerente e martellante nei giorni precedenti è fondamentale per creare attesa.
Gestione Operativa il Giorno dell’Evento
Nel giorno dell’evento tutto deve essere già pronto. Ecco cosa coordinare:
- Allestimento tecnico: verifica di audio, luci, consolle, decorazioni.
- Briefing con lo staff: sicurezza, bar, biglietteria e PR devono sapere orari, ingressi e procedure.
- Controllo afflusso: assicurati che l’entrata sia ordinata e sicura, evitando sovraffollamenti.
- Gestione emergenze: sempre pronto un piano per blackout, malori, liti o incidenti.
Dopo la Serata: Analisi e Follow-Up
Un buon organizzatore non si ferma alla fine della musica. Dopo l’evento:
- Pubblica contenuti (foto, reel, video) taggando partecipanti e collaboratori.
- Raccogli feedback dal pubblico e dal team.
- Analizza i dati: vendite, costi, engagement online, ROI.
Queste informazioni saranno preziose per migliorare le serate successive e costruire una reputazione solida nel settore.
Organizzare un evento in discoteca richiede molto più che entusiasmo per la musica e voglia di fare festa. È un lavoro professionale che combina elementi artistici, gestionali, legali e promozionali. L’event manager, o nightlife promoter, deve conoscere il mercato, costruire una rete affidabile di collaboratori, sapersi muovere tra permessi e normative e avere una visione strategica. I guadagni possono essere significativi, ma sono sempre proporzionali alla qualità dell’organizzazione e alla capacità di attrarre pubblico. Se vuoi studiare per diventare Event manager a 360 gradi, approfondendo tutte le tematiche e gli step che un event manager di successo deve sapere, scopri il corso per event manager di DAM Academy.
In un mercato competitivo, ciò che fa la differenza è l’esperienza che si riesce a creare: memorabile, coinvolgente, ben organizzata. Se segui ogni passaggio con cura e passione, la tua serata potrà davvero diventare un riferimento nella nightlife della tua città.